Una volta depositata o estesa una domanda di brevetto, l’Ufficio svolge un primo esame formale della documentazione ricevuta e del pagamento delle tasse ufficiali.

L’EPO svolge in seguito una ricerca di anteriorità per poi sottoporre al richiedente, entro circa 6 mesi, un elenco di brevetti anteriori pertinenti, unitamente a un parere di brevettabilità (written opinion) con cui l’esaminatore incaricato esprime una prima opinione sui requisiti di brevettabilità dell’invenzione.
I risultati della ricerca e il relativo parere verranno in seguito resi pubblici entro circa 18 mesi dal deposito della domanda. Qualora l’esaminatore sollevi delle obiezioni nella written opinion, sarà necessario rispondere entro il termine assegnato dall’Ufficio fornendo argomentazioni ed intervenendo eventualmente sulle rivendicazioni.
A seguito della pubblicazione e in attesa della concessione del brevetto europeo, il titolare della domanda può inoltre chiedere la “protezione provvisoria” che conferisce il diritto di agire nei confronti dei terzi in caso di violazione dei diritti di brevetto, nel rispetto delle normative dei rispettivi paesi.

Dopo diversi mesi inizia la fase di esame, caratterizzata da un vero e proprio contraddittorio tra l’esaminatore incaricato e il titolare della domanda di brevetto: alla luce anche della risposta al rapporto di ricerca, l’esaminatore deve quindi pronunciarsi sulla brevettabilità dell’invenzione. Solitamente l’esaminatore europeo invia al titolare della domanda una prima comunicazione in cui solleva delle obiezioni, assegnandogli un termine per rispondere con argomentazioni a supporto della brevettabilità dell’invenzione. Possono seguire altre obiezioni o rilievi a cui sarà sempre necessario rispondere.
Al termine del contradditorio, che può durare diversi mesi, l’esaminatore potrà decidere di concedere il brevetto emettendo la c.d. intention to grant, ossia la comunicazione avente ad oggetto l’intenzione di concedere il brevetto, con ivi allegato il testo proposto per la concessione; l’esaminatore potrà altrimenti rigettare la domanda.

Una volta che l’esaminatore ha deciso di concedere la domanda, è prevista la fase di concessione del brevetto, con pubblicazione del relativo testo così come concesso.
A seguito della concessione e pubblicazione, decorre il periodo di opposizione di 9 mesi entro il quale chiunque può depositare un’ opposizione al brevetto concesso, unitamente ad argomentazioni e documenti di arte nota. L’opposizione può portare alla limitazione/revoca del brevetto concesso, o essere rigettata.

Concessa la domanda, occorre poi convalidare il brevetto europeo nei paesi di interesse tra quelli inizialmente designati, depositando la traduzione del testo concesso nella lingua nazionale del paese di riferimento. La convalida rende quindi efficace il brevetto nei paesi scelti.

I brevetti nazionali ottenuti nei singoli paesi a seguito della convalida dovranno essere mantenuti in vita annualmente pagando le tasse locali per evitare la decadenza dei diritti nei singoli paesi.